Incasso van openstaande facturen is een onderdeel van uw bedrijfsvoering dat niet veel energie oplevert. U heeft een product of dienst geleverd aan uw klant, maar er wordt niet (tijdig) betaald. In dit bericht gaan wij in op de eerste aanmaning bij incasso.
In de facturen die u stuurt aan uw klanten neemt u een betalingstermijn op. U wilt immers dat uw klant binnen 5, 14 of 30 dagen zijn factuur betaalt.
Wat doet u wanneer uw klant de factuur niet binnen de betalingstermijn betaalt? Belt u de klant op? Stuurt u een mail, Whatsapp-bericht of brief?
Particuliere klant (B2C)
Heeft u uw product of dienst aan een particulier geleverd? Dan gelden er andere regels dan voor levering aan een zakelijke klant.
In het recht worden particulieren beter beschermd dan bedrijven. Er wordt vanuit gegaan dat een particulier minder kennis heeft en behoort te hebben dan van een bedrijf mag worden verwacht.
Indien u voor een particuliere klant heeft gewerkt kunt u hem per brief, e-mail, SMS of Whatsapp een aanmaning sturen. Zorg ervoor dat uw schrijfstijl aansluit bij uw organisatie. Heeft u een formeel/traditioneel bedrijf? Stuur dan ook de aanmaning op deze wijze. Heeft u een bedrijf waar op informele wijze wordt gecommuniceerd? Laat dit dan ook terugkomen in uw aanmaning.
In de aanmaning moeten de volgende aspecten worden opgenomen:
- Factuurnummer
- Vervaldatum
- Uw bedrijfsnaam
- Uw bankrekeningnummer
- Consequentie van niet voldoen aan de aanmaning
Onderstaand vindt u een voorbeeld van de eerste aanmaning voor een particuliere klant
Eerste aanmaning
Bedrijfsmatige klant (B2)
Heeft u een product of dienst aan een bedrijf geleverd en wordt uw factuur niet betaald? Voor bedrijven gelden strengeren regels dan voor particulieren.
U kunt bijvoorbeeld in uw algemene voorwaarden bedingen dat u een percentage van het factuurbedrag als incassokosten in rekening mag brengen. Ook kunt u bedingen wanneer u deze in rekening mag brengen. U moet er dan wel voor zorgen dat uw algemene voorwaarden op een goede wijze kenbaar zijn gemaakt aan uw klant.
U mag ervoor kiezen dat na de vervaldatum van de factuur direct incassokosten zijn verschuldigd.
Net zoals bij een particuliere klant kunt u de aanmaning het beste schriftelijk versturen. Dit mag ook mondeling, maar daarvan is de kans groot dat u dit niet kunt bewijzen, indien noodzakelijk.
In de aanmaning moeten de volgende aspecten worden opgenomen:
- Factuurnummer
- Vervaldatum
- Uw bedrijfsnaam
- Uw bankrekeningnummer
- Consequentie van niet voldoen aan de aanmaning
Onderstaand vindt u een voorbeeld van de eerste aanmaning voor een bedrijfsmatige klant
Mijn klant is het niet eens met mijn factuur
Indien uw klant het niet eens is met uw factuur kunt u het beste advies inwinnen bij een juridisch adviseur. Hij kan uw positie bepalen en beoordelen wat uw mogelijkheden zijn om de factuur alsnog betaald te krijgen.
Hij kan u ook adviseren over de juridische aspecten van facturatie en incasso. Hierdoor is de kans klein dat u een dispuut over een factuur zult verliezen.
